Sistema Operativo para Agencias: ordena tu operación en 5 pasos
Un marco práctico para organizar tu agencia en un solo lugar: diagnóstico, organigrama, contrataciones, KPIs, rituales y recursos. Pensado para dar claridad de roles, medir resultados y sostener la operación con procesos simples.
¿Qué es y para quién es?
- Un sistema modular para agencias en cualquier etapa.
- Ideal si hoy el founder hace “de todo”, si estás en transición a equipo o si necesitas estandarizar procesos.
Flujo en 5 pasos
- Diagnóstico rápido
Checklist de 5 preguntas para ubicarte en: Fundador operativo, Transición o Agencia estructurada. Evalúa delivery, procesos escritos, seguimiento a KPIs, predictibilidad de ventas y claridad de responsabilidades.
- Organigrama 5.0
“Direcciones” con estado por área y responsables. Vistas “Solo pendientes” y tablero “Por estado” para ver coberturas y brechas.
- Ficha de contratación
Base de vacantes con rol, funciones, KPIs, plan 30/60/90, rango y relación con Dirección y Rol KPI. Incluye 3 plantillas listas para duplicar.
- KPIs y rituales
Indicadores por rol con Estado, Alerta y Cuenta. Vistas “Solo pendientes” y “Alertas activas”. Base de “Rituales” para reuniones.
- Recursos
Espacio para SOPs y herramientas clave que sostienen la ejecución.
Dashboard inicial
- Accesos directos a Direcciones, Rituales, Contrataciones y KPIs.
- Vista rápida de pendientes y alertas por módulo para priorizar sin perder foco.
Reuniones sugeridas
- Diaria (15 min): Ayer logros • Hoy prioridades • Bloqueos
- Semanal (60 min): KPIs por rol y por cuenta • Aprendizajes • Decisiones y responsables
- Mensual (estrategia): Objetivos del trimestre • Proyectos clave • Riesgos • Recursos
Plantillas de notas incluidas para estandarizar y acelerar el seguimiento.
Qué resuelve
- Claridad de roles y cobertura por áreas.
- Contrataciones orientadas a resultados con KPIs definidos.
- Seguimiento continuo mediante rituales y vistas de pendientes/alertas.
- Base para SOPs y herramientas que estabilizan la operación.
Cómo implementarlo ya
- Si hoy una sola persona cubre varias áreas, asígnala como Responsable y marca Estado “Pendiente” donde debas contratar o delegar.
- Completa el diagnóstico y crea tu organigrama mínimo viable.
- Define 3 KPIs por rol y configura la cadencia de rituales.
- Documenta 1 SOP por semana empezando por el cuello de botella principal.
Recursos y próximos pasos
- SOPs sugeridos: Onboarding Media Buyer, Flujo de briefs creativos, Reporting semanal.
- Herramientas sugeridas: Estructura de carpetas, Dashboard de métricas, Checklist de QA de campañas.
- Mantén un tablero de alertas y una vista de “Solo pendientes” para ejecución diaria.
Conclusión
Con un diagnóstico claro, organigrama vivo, contrataciones con metas, KPIs visibles y rituales constantes, tu agencia pasa de la improvisación a una operación predecible y escalable.